качай извилины здесь!

автор:

книга
«Основные характеристики
служебной командировки»

публикация третья переработанная
(законодательство Республики Беларусь учтено по состоянию на 16 мая 2014 г.)
специально оговорены изменения и дополнения Трудового кодекса с 25 июля 2014 г.

Вульгарная поговорка «Без бумажки – ты букашка!» по-своему актуальна при командировании, поскольку без грамотно оформленных документов командировки попросту нет. Да и нормальный бухучет без полноценного документооборота становится невозможен. Не говоря уж о том, что даже само по себе делопроизводство очень важный элемент деятельности всех организаций и частных предпринимателей. И за нарушение соответствующих норм права зачастую приходится отвечать.

Поэтому в данной главе мы ознакомим Вас с важнейшими из командировочных документов, включая их типовые формы и основные особенности заполнения.

И сразу ж рекомендуем в качестве нормативных актов, регламентирующих составление, использование и хранение официальных бумаг:

1) Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утвержденную Постановлением Минюста от 19 января 2009 г. № 4;1

2) Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;2

3) Постановление Минюста от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

А в качестве напутствия вспомним слова В.С.Высоцкого: «Перед выездом в загранку заполняешь кучу бланков».3Конечно, с тех пор объемы документации значительно сократились, но все-таки внутренние командировки в этом отношении по-прежнему менее обременительны.

4.1. Приказ (распоряжение, постановление) нанимателя

Первый в ряду командировочных документов – приказ (распоряжение, постановление) нанимателя. Любая ошибка в оформлении данного решения может сделать неправомерными все последующие действия командировочного, а заодно незаконными все гарантии-компенсации, необходимые для успешного выполнения служебного задания вдали от родного дома.

В приказе (распоряжении, постановлении) о командировании следует, как минимум, указать:

- ФИО командируемого, а также его должность (профессию) с указанием соответствующего структурного подразделения (при наличии такового);

- место и срок командировки;

- цель поездки (то есть самую суть служебного задания).

Для решений о командировании трафаретов, утвержденных госорганами, не существует. Поэтому мы отсылаем читателя к книге Александра Ганаго «Командировки».4Там Вы найдете образцы на все случаи командирования, которые вполне соответствуют требованиям нормативных актов и наглядно демонстрирует бесподобные стиль, слог и традиции отечественной кадровой службы.

Только один пример (с нашими незначительными коррективами):

Учреждение «Прамень»

 

Приказ

12.05. 2014 № 24-л

г. Минск

 

О командировании

 

1. КОМАНДИРОВАТЬ:

а) ИВАНОВА Ивана Ивановича, дизайнера издательского отдела, в г. Москва (Российская Федерация) на 7 дней с 16.05.2014 по 22.05.2014 для участия в работе международной выставки «Книга - 2014».

Основание: Докладная записка начальника издательского отдела Лутченко Л.Л.

б) КУЗЬМИНА Петра Николаевича, менеджера отдела снабжения, в ООО «Альфа» (г. Смоленск, Российская Федерация) на 3 дня с 22.05.2014 по 24.05.2014 для закупки расходных материалов и комплектующих.

Основание: Докладная записка начальника отдела снабжения Сидорова С.С.

2. Оплату командировочных расходов осуществлять за счет учреждения «Прамень».

 

Директор учреждения «Прамень»           ______________ /П.П. Петров

                                                                                                                                          (подпись)

Визы:

Начальник канцелярии __________________/ В.В. Бумажкович

Начальник юридического департамента ______________ /Х.Х. Хруст

Главный бухгалтер _____________________________ /А.А. Числов

Начальник отдела кадров _______________________ / Б.Б. Пичужкин

 

С приказом ознакомлены:             ______________ /И.И. Иванов

                                                                                                               (подпись)

                                                                                                12.05.2014

                                                           ______________ /П.Н. Кузьмин

                                                                                                                (подпись)

                                                                                             13.05.2014

 

Кроме того, обратим Ваше внимание на следующие важные для кадровых служб, канцелярий, архивов и бухгалтерий нюансы:

- приказы (распоряжения, постановления) о командировках длительностью более месяца подлежат 75-летнему хранению, остальные решения о командировании хранятся 3 года после их проверки налоговиками. Для обозначения различия в сроках хранения к номеру решений первого рода следует прибавлять букву «к», а второго рода – «л»;

Примечание: Минфин соригинальничал, используя в своем делопроизводстве литеру «з» для номеров приказов о заграничных командировках и литеру «в» - для внутриреспубликанских командирований.5

Дополнение: приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения.

- отправляя подчиненного в командировку, каждый начальник должен заранее определиться, возможно ли ежедневное возвращение работника из места командирования к месту постоянного жительства. И в соответствующем случае сделать в тексте распоряжения (приказа) явную оговорку (например, «с ежедневным возвращением»). От этого зависит размер суточных и законность возмещений по найму жилья;6

- основаниями для командирования обычно служат какие-то документы: требования (запросы) о командировании в соответствии с нормативными актами и (или) договорами, приглашения, планы служебных командировок, докладные (служебные) записки (лучше руководящих работников) и т.п.;

- как Вы уже заметили, одним приказом (распоряжением, постановлением) могут быть командированы несколько работников, как с совпадающими (частично или полностью) служебными заданиями и условиями командирования, так и с совершенно различными;

- если поездка осуществляться на транспорте нанимателя, в решении о командировании должны указываться маршрут следования, номер и марка автомобиля;

- в приказе (распоряжении) о командировании целесообразно указывать дату дня отдыха, предоставляемого взамен, если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку (это особенно важно до 25 июля 2014 г., пока такая замена является единственно возможной процедурой в подобных ситуациях).

Любые изменения условий командирования мы бы рекомендовали оформлять как внесение изменений и дополнений в первоначальный приказ (распоряжение, постановление) или как его отмену (при отмене командировки). Но допустимо и вполне самостоятельное решение, посвященное не изменению, дополнению или отмене первоначального акта, а изменению условий командирования или отзыву из командировки. В любом случае нужно с повышенной тщательностью указывать, что именно изменяется и как возместить уже произведенные расходы.

4.2. Согласование действий нанимателя и работника

Как сообщалось выше,7порою работник и наниматель должны запрашивать и получать одобрение друг у друга. А именно: «иные командировочные расходы» возмещаются с ведома или разрешения нанимателя, а командировки длительностью свыше 30 дней, а также командировки беременных, матерей, отцов, опекунов, попечителей малолетних детей, спортсменов и инвалидов допускаются только с согласия работников (и даже их законных представителей).8

За исключением специально оговоренных случаев, такие согласования (разрешения, уведомления, согласия) не требуют никакого письменного оформления, позволяя ограничиться непосредственным, телефонным, электронным и иным общением. Но все-таки правоведы настоятельно рекомендуют оформлять «документально» каждый юридически значимый чих, опасаясь конфликтов и споров на тему «сказал(а) – не сказал(а)». Для чего предлагаются всевозможные официальные документы:

- уведомления, протоколы, расписки, договоры и т.п. - при близком общении;

- телефонограммы, телеграммы, факсы, эсэмэски, обычные и электронные письма и т.п. при общении на дальней дистанции (включая период нахождения в командировке).

Мы такой подход в принципе одобряем, но только там, где наниматель и работник имеют основания не доверять друг другу. Но и тогда не стоит чрезмерно усердствовать и громоздить бумаги там, где достаточно сделать соответствующую запись или пометку на бланке приказа (распоряжения, постановления), сопроводив ее подписью соответствующего лица. Причем совершенно бессмысленно придавать значение тому, когда именно осуществлено востребованное согласование: до или после согласуемого решения или действия. Пока такое согласие не получено соответствующее решение или действие все равно юридически недействительно (ничтожно).

А то ведь графоманам лишь дай волю – так они вместо единственного слова «Согласен (Согласна)» состряпают толстое «Дело», состоящее из множества подробнейших запросов (уведомлений) и ответов на них, проектов взаимоприемлемого документа и переписки об их доработке и согласовании, подписанных оригиналов и всевозможных иных документов, составленных во исполнение или в подтверждение согласованного. Нет уж, дорогие товарищи, доверие все-таки лучше: приятней и экономней. Да и на каком основании требовать письменное согласование там, где оно не предусмотрено законодательством?! Особенно если партнер пунктуален или строптив.

Впрочем, на практике чаще встречается иная крайность - наниматели и работники вообще забывают согласовывать то, что положено в соответствии с законодательством. Особенно в тех случаях, когда согласие, разрешение или уведомление не нуждается в письменном оформлении. В результате принято предполагать («презюмировать»), что согласованность налицо, если никто не спорит и никуда не жалуется.

Ознакомление с приказом (распоряжением, постановлением) о командировании - сродни вышеописанным согласованиям. Когда работник на «трудовом посту» - его знакомят с решением начальства вполне традиционно: приносят приказ и предлагают расписаться рядом с надписью «С приказом (распоряжением, постановлением) ознакомлен(а)». Трудности начинаются, если работника нет на месте. К примеру, он уже находится командировке: в другой или в той же самой, условия которой вдруг решено изменить. Учитывая незначительную важность мгновенного получения ознакомительной подписи работника на бланке начальственного решения и дороговизну перемещения подлинных документов, юристы рекомендуют отложить подобное подписание до возращения командированного на работу. А до того момента ограничиться устным или письменным информированием.

4.3. Приглашение принимающей стороны

Если имеется приглашение принимающей стороны – его в любом случае следует прилагать к приказу (распоряжению, постановлению) нанимателя в качестве документа, подтверждающего обоснованность командирования. При заграничных же командировках приглашению придается особая важность, его следует очень тщательно оформлять, четко регистрировать, переводить на белорусский или русский язык и в последующем бережно хранить.

Приглашения в командировку оформляются, как угодно (по усмотрению приглашающего). Но для рационального делопроизводства очень важно, чтоб там содержались сведения необходимые для внесения в приказ (распоряжение, постановление) о командировании, а так же четко указывались все, что принимающая сторона организует, обеспечивает или возмещает сама. Все остальное - вежливость и сопутствующая беллетристика.

4.4. Соглашение принимающей и направляющей сторон

Письменная договоренность между направляющей и принимающей сторонами получает все большее распространение в командировочной практике. И сегодня такое соглашение является обязательным при направлении на обучение и стажировку за рубеж.9Его, как и любой гражданско-правовой договор, согласно пункту 2 статьи 404 Гражданского кодекса10можно заключить либо путем составления одного документа, подписанного сторонами (по типу договора о совместной деятельности), либо путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В таких договоренностях юридически существенное значение имеет:

- кого именно приглашают, куда, на какой срок и с какой целью;

- кто приглашает и какие именно обязательства принимает на себя, включая гарантии и компенсации командированному.

4.5. Служебное задание

Любители множить бумаги всерьез обсуждают вопрос: А следует ли помимо распоряжения (приказа) готовить еще один документ под названием «Служебное задание»?

К счастью, при внутриреспубликанских командировках подобное бумаготворчество вовсе не обязательно. Поэтому каждый наниматель может вполне обойтись общей формулировкой задания в приказе (распоряжении, постановлении) и необходимыми устными инструкциями командированному. Но, если кому-то хочется или зачем-то нужно, то можно составить приложение к приказу с текстом задания или даже «отдельный документ» с гордой шапкой «Служебное задание». Бумага претерпевает все, и время течет бесследно!

Самым большим приверженцем составления указанных приложений мы бы признали Министерство информации, издавшее 14 декабря 2006 г. Приказ № 175, согласно которому при командировании работников центрального аппарата служебное задание прилагается изначально к предложению о направлении в командировку. А, в конце концов, оно становится неотъемлемым приложением к соответствующему приказу. Форма задания такова:

 

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      ______________________________

                                      (должность, инициалы, фамилия)

                                      "___" ________________ 20__ г.

 

                              ЗАДАНИЕ

      на служебную командировку в пределах Республики Беларусь

 

____________________________________________________________________

               (должность и место работы командируемого)

____________________________________________________________________

                (фамилия, имя, отчество командируемого)

1. Город ___________________________________________________________

2. Наименование  органа,  учреждения,  организации  командировки, ее

почтовый адрес:_____________________________________________________

____________________________________________________________________

3. Цель командирования _____________________________________________

4. Срок командировки________________________________________________

              (количество календарных дней, даты начала и окончания)

 

_____________________________                 ______________________

(подпись командируемого лица)                   (инициалы, фамилия)

_____________________________

           (дата)


Впечатляющий пример минимализма для желающих делать то же самое!

С заграничными командировками альтернативы нет: нормативно-правовые акты обязывают нанимателя утверждать, а работника подписывать командировочное задание. Причем задание это должно «носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок». В нем обязательно указываются:

- государство командирования;

- цель командировки;

- время нахождения за границей;

- план встреч и переговоров;

- перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

- предмет договора (контракта, соглашения), если таковой планируется заключить;

- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Образец для подражания дает белорусский МИД, утвердивший следующую Форму служебного задания на командировку для государственных делегаций и организаций:11

 

                                                           Гриф утверждения

 

                                  ЗАДАНИЕ

                   на служебную командировку за границу

 

                         I. Описание командировки

 

┌────────────────┬─────────────────────────────┬──────────────────────────┐

│Место работы    │Наименование                 │                          │

│командируемого  │государственного органа или  │                          │

│                │организации (1)              │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Должность командируемого и   │                          │

│                │наименование структурного    │                          │

│                │подразделения (1)            │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Фамилия, собственное имя,    │                          │

│                │отчество (если таковое       │                          │

│                │имеется) командируемого (1)  │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│Место назначения│Государство(а) и город(а)    │                          │

│командирования  │командирования               │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Наименование организации     │                          │

│                │(лица), в которую            │                          │

│                │направляется (которая        │                          │

│                │принимает)                   │                          │

│                │командируемый(ого)           │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Почтовый адрес, телефон,     │                          │

│                │факс, адрес электронной      │                          │

│                │почты организации (лица), в  │                          │

│                │которую направляется         │                          │

│                │командируемый                │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│Приглашающая    │Наименование и почтовый      │                          │

│организация     │адрес приглашающей           │                          │

│                │организации (лица), если она │                          │

│                │не является организацией, в  │                          │

│                │которую направляется         │                          │

│                │командируемый                │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Должность, место работы,     │                          │

│                │фамилия, собственное имя     │                          │

│                │приглашающего лица, дата и   │                          │

│                │номер письма (приглашения)   │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│Даты            │Маршрут следования и виды    │                          │

│командирования и│используемого транспорта     │                          │

│срок пребывания ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Даты, время выбытия и        │    00                    │

│                │прибытия в (из)              │с 00   __.__.20__         │

│                │командировку(и); срок        │                          │

│                │командировки (с учетом       │     00                   │

│                │времени на проезд)           │по 00   __.__.20__        │

│                │                             │на __ календарных дня     │

│                │                             │(дней)                    │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Даты, время начала и         │    00                    │

│                │окончания командировки; срок │с 00   __.__.20__         │

│                │командировки (без учета      │                          │

│                │времени на проезд)           │     00                   │

│                │                             │по 00   __.__.20__        │

│                │                             │на __ календарных дня     │

│                │                             │(дней)                    │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Обоснование                  │                          │

│                │продолжительности            │                          │

│                │командировки (без учета      │                          │

│                │времени на проезд) более     │                          │

│                │двух календарных дней (при   │                          │

│                │необходимости)               │                          │

├────────────────┼─────────────────────────────┼─┬────────────────────────┤

│Основания и     │Источники финансирования     │ │средства                │

│условия         │командировки и обоснование   │ │республиканского        │

│осуществления   │рациональности планируемого  │ │бюджета                 │

│командировки    │расхода денежных средств (2) ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │средства местного       │

│                │                             │ │бюджета                 │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │средства                │

│                │                             │ │государственной         │

│                │                             │ │организации             │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │за счет приглашающей    │

│                │                             │ │стороны                 │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │иные источники          │

│                │                             │ │финансирования в        │

│                │                             │ │соответствии с          │

│                │                             │ │законодательством       │

│                ├─────────────────────────────┼─┼────────────────────────┤

│                │Документы, подтверждающие    │ │приглашение иностранной │

│                │возможность (необходимость)  │ │стороны                 │

│                │командирования (3)           ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │внутренние правила      │

│                │                             │ │работы организаций      │

│                │                             │ │иностранных государств  │

│                │                             │ │или международных       │

│                │                             │ │организаций             │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │международный договор,  │

│                │                             │ │контракт или иные       │

│                │                             │ │документы, заключенные  │

│                │                             │ │(подписанные) с         │

│                │                             │ │иностранной стороной    │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │правовые акты и иные    │

│                │                             │ │документы белорусской   │

│                │                             │ │стороны (распоряжения,  │

│                │                             │ │приказы, планы,         │

│                │                             │ │протоколы, поручения)   │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │другое                  │

│                ├─────────────────────────────┼─┼────────────────────────┤

│                │Участие (членство)           │ │является участником     │

│                │белорусской стороны в        │ │(членом)                │

│                │организации командирования,  ├─┼────────────────────────┤

│                │принимающей (приглашающей)   │ │имеет иной статус       │

│                │организации                  │ │(наблюдателя, др.)      │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │не участвует и статуса  │

│                │                             │ │не имеет                │

│                ├─────────────────────────────┼─┼────────────────────────┤

│                │Обстоятельства, отражающие   │ │реализация              │

│                │необходимость                │ │международного          │

│                │командирования, в том числе  │ │договора, контракта или │

│                │обязательства по отношению к │ │других документов с     │

│                │иностранной стороне          │ │иностранной стороной    │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │выполнение              │

│                │                             │ │договоренностей на      │

│                │                             │ │уровне (указать         │

│                │                             │ │должностное лицо) (4)   │

│                │                             ├─┼────────────────────────┤

│                │                             │ │другое                  │

│                ├─────────────────────────────┼─┼────────────────────────┤

│                │Иные условия командирования, │ │имеются (прилагаются)   │

│                │включая планы и списки       ├─┼────────────────────────┤

│                │участников встреч и          │ │не имеются              │

│                │переговоров, вопросы,        │ │                        │

│                │подлежащие решению,          │ │                        │

│                │обсуждению                   │ │                        │

├────────────────┼─────────────────────────────┼─┴────────────────────────┤

│Обоснование     │Цель командировки            │                          │

│целесообразности├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│командирования  │Задачи командировки          │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Предполагаемая эффективность │                          │

│                │командировки (последующий    │                          │

│                │эффект командировки),        │                          │

│                │выраженная в общих и         │                          │

│                │экономических показателях    │                          │

│                ├─────────────────────────────┼──────────────────────────┤

│                │Предполагаемая эффективность │                          │

│                │командировки (конечный       │                          │

│                │эффект командировки),        │                          │

│                │выраженная в общих и         │                          │

│                │экономических показателях    │                          │

└────────────────┴─────────────────────────────┴──────────────────────────┘

 

                         II. План командировки (5)

 

┌─────────┬─────────────────────────────┬─────────────────────────────────┐

│         │Предполагаемые мероприятия в │    Планируемые результаты от    │

│         │  ходе командировки, в том   │участия в мероприятиях и решения │

│         │  числе согласно программе   │  задач в их ходе, рассмотрения  │

│  Дата   │  пребывания; переговоры и   │вопросов, в том числе достижение │

│         │  встречи; рассматриваемые   │   договоренностей, заключение   │

│         │    вопросы и планируемые    │     соглашений, договоров,      │

│         │       договоренности        │    контрактов (прямой эффект    │

│         │                             │          командировки)          │

├─────────┼─────────────────────────────┼─────────────────────────────────┤

│         │                             │                                 │

 

          III. Позиция белорусской стороны в ходе переговоров (6)

                      (заполняется при необходимости)

 

┌────────────────────┬────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ Вопрос, выносимый  │   Позиция командируемого   │ Оценка эффективности  │

│   на переговоры    │   (делегации/группы) по    │ ожидаемой реализации  │

│   (обсуждение) с   │  рассматриваемому в ходе   │предложенных вариантов │

│    иностранной     │    переговоров вопросу     │    решения вопроса    │

│      стороной      │                            │                       │

├────────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────┤

│                    │                            │                       │

 

Приложение: на ____ л. в ____ экз.

 

Работник _________________                        _________________________

             (подпись)                               (инициалы, фамилия)

 

Руководитель структурного

подразделения _________________                   _________________________

                  (подпись)                          (инициалы, фамилия)

 

Визы:

заместителя руководителя государственного органа или организации (в случае командировки заместителя руководителя государственного органа или организации - виза руководителя, если  он не является  лицом,  утверждающим задание на служебную командировку за границу)

 

   --------------------------------

   (1) При выезде делегации (группы) в графе "Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) командируемого" указывается, что работник выезжает в составе делегации (группы) в качестве руководителя или члена делегации (группы). Список членов группы прилагается.

   (2) Расчет денежных средств на служебную командировку за границу прилагается.

   (3) Приглашения и правила работы иностранной стороны, документы белорусской стороны прилагаются при необходимости. Ссылка на них в письме или докладной записке обязательна.

   (4) Указывается уровень должностных лиц, которые достигли договоренностей с иностранной стороной, международной организацией (на уровне Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и др.).

   (5) К разделу II План командировки" в случае наличия прилагается программа пребывания (визита), повестка дня и порядок проведения мероприятия, иные документы белорусской или иностранной стороны организационного характера.

   (6) По усмотрению руководителя в раздел III включаются элементы позиции белорусской стороны, которые доводятся до иностранной стороны в ходе переговоров.

4.6. Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу

Для того чтобы оценить целесообразность, окупаемость и уместность командировки, а также для того, чтобы правильно выдать командировочный аванс, необходим предварительный расчет командировочных расходов.

Наряду с распоряжением нанимателя такой расчет является основанием для приобретения инвалюты. Его должен подписывать не только руководитель, но и главбух (лишь частный предприниматель расписывается в одиночку).12

«Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу», утверждена Постановлением Минфина от 29 марта 2012 г. № 18. Правда, она обязательна при командировании государственных, правительственных и парламентских делегаций, работников госорганов и иных госорганизаций, военнослужащих, служащих МВД, МЧС и органов финрасследований КГК. Однако любой наниматель вправе подражать нижеследующему образцу:

 

                                  РАСЧЕТ

           денежных средств на служебную командировку за границу

              в ______________________ с __________ по __________

              (указать страну и город)    (число, месяц, год)

№ п\п

Фамилия, инициалы

Количество дней

Суточные *

Расходы по найму жилого помещения *

Транспортные расходы

Иные предусмотренные законодательством расходы***

Источник финансирования

Обязательства принимающей стороны

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого

 

 

 

 

 

 

 

Всего расходов по командировке

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель органа (организации) ___________________ _____________________

                                                                      (подпись)      (инициалы, фамилия)

Начальник структурного подразделения,

ответственного за ведение бухгалтерского

учета и отчетности (главный бухгалтер) ______________ _____________________

                                                                         (подпись)     (инициалы, фамилия)

________________________________________________________________________

* Приводится расчет  суммы  суточных  и  расходов  по  найму  жилого помещения (количество дней, умноженное на  установленную  законодательством норму).

** Указывается  маршрут  проезда  и  его  стоимость,  а  также  вид транспорта (авиа, железнодорожный или автомобильный), включая класс проезда ("эконом" или "бизнес", "купе" или "СВ").

*** Стоимость оформления визы, договора  страхования  от  несчастных случаев и болезней на время поездки за границу и т.д.

 

ПРИМЕЧАНИЕ: В системе здравоохранения применяется такая форма, как «Расчет расходов (затрат) на командировки и служебные разъезды», утвержденная Постановлением Минздрава от 29 сентября 2008 г. № 153.13

4.7. Специфические удостоверения личности

Для выезда за границу приближенных к государству лиц в международной практике давным-давно придумали дипломатические и служебные паспорта. У нас они (особенно служебные паспорта) используются в основном при зарубежных командировках, а еще для работы за пределами Беларуси. Иное использование не допустимо. И потому такие паспорта сдаются командировавшей организации в десятидневный срок после возвращения из командировки (одновременно с отчетом). Да и срок их действия – всего лишь 5 лет.

В целом ряде случаев МИД проверяет, действительно ли было командировано лицо, предъявляющее дипломатический или служебный паспорт.

Аналогичную роль играет «национальное удостоверение личности моряка». Но только оно не для «VIP», а для менее важных членов судовых экипажей (сопровождающих их членов семьи) и госслужащих, командируемых на суда для выполнения служебных заданий.

Регулирование выдачи и использования указанных в данном пункте паспортов и удостоверений осуществляется на основе Положения о документах для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, утвержденного Указом Президента от 3 июня 2008 г. № 294.14

4.8. Командировочное удостоверение

Действующие формы «Командировочного удостоверения» утверждены Постановлением Минфина от 12 апреля 2000 г. № 35.15

Как правило, командировочное удостоверение выдается каждому командированному персонально (как и другие документы с тем же названием). А выглядят оно так:

 

Штамп организации

 

                   КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ № _____

 

___________________________________________________________________________

        (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется)

___________________________________________________________________________

                         (должность, место работы)

командируется в ___________________________________________________________

                 (место служебной командировки, наименование организации)

Срок командировки ___ дней.

___________________________________________________________________________

                            (цель командировки)

Основание: приказ (распоряжение) от ___ ____________ 20__ г. № ______

 

Действительно по предъявлению документа, удостоверяющего личность.

___________________________________               _________________________

 (должность, подпись руководителя)                  (расшифровка подписи)

             М.П.

 

                                                          Оборотная сторона

 

     Отметки о выбытии в служебную командировку, прибытии к месту служебной

командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы:

 

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

      (подпись, печать)                           (подпись, печать)

    (расшифровка подписи)                       (расшифровка подписи)

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

       (подпись, печать)                          (подпись, печать)

     (расшифровка подписи)                      (расшифровка подписи)

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

      (подпись, печать)                         (подпись, печать)

    (расшифровка подписи)                     (расшифровка подписи)

 

     Примечание. При выезде в несколько мест служебной командировки отметки

о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

 

Однако канцпринадлежности стремительно дорожают, а личное достоинство медленно девальвируется. Поэтому власти недавно ввели групповые удостоверения. Их выдают пока лишь при командировании групп (коллективов):

- театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения публичных выступлений,

- строительных бригад на строительные объекты;

- торговых организаций при выездной торговле.

Причем у всей группы должны в точности совпадать место и период командировки. Иначе придется выдавать персональные удостоверения каждому.

Групповое удостоверение вручается руководителю группы (коллектива) или иному лицу, определенному распоряжением нанимателя. Но в этом удостоверении обязательно указываются ФИО и должности всех командированных. Форма такова:

 

Штамп организации

 

                   КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ № _____

              при направлении в служебную командировку группы

                          (коллектива) работников

 

Группа (коллектив) работников __________________________________ в составе:

                                  (наименование организации)

 

  N 

 п/п

 Фамилия, собственное

 имя, отчество (если 

   таковое имеется)  

 

     Должность     

 

      Примечание      

 

 

 

 

 

командируется в ___________________________________________________________

                  (место служебной командировки, наименование организации)

Срок командировки ___ дней.

___________________________________________________________________________

                            (цель командировки)

Основание: приказ (распоряжение) от ___ ____________ 20__ г. № ______

 

_________________________________           _______________________________

(должность, подпись руководителя)               (расшифровка подписи)

            М.П.

 

                                                          Оборотная сторона

 

     Отметки   о   выбытии  в  командировку,  прибытии  к  месту  служебной

командировки, выбытии из него и прибытии к месту постоянной работы:

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

      (подпись, печать)                           (подпись, печать)

    (расшифровка подписи)                       (расшифровка подписи)

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

       (подпись, печать)                          (подпись, печать)

     (расшифровка подписи)                      (расшифровка подписи)

 

Выбыл из _______________________        Прибыл в __________________________

____ ____________ 20__ г.               ____ ____________ 20__ г.

________________________________        ___________________________________

      (подпись, печать)                         (подпись, печать)

    (расшифровка подписи)                     (расшифровка подписи)

 

     Примечание. При выезде в несколько мест служебной командировки отметки

о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

 

Кроме того, у военных командиру командированного подразделения (команды) вручается нечто похожее на групповое командировочное удостоверение - командировочное удостоверение со списком личного состава подразделения (команды). Список заверяется печатью и подписью начштаба. В нем помимо военнослужащих указывается вид, номер оружия и количество выданных боеприпасов.16

СЛЕДУЕТ ПОМНИТЬ, что отметки в командировочном удостоверении заверяются подписью уполномоченного лица по месту командировки и расшифровкой этой подписи, печатью (штампом) с наименованием принимающей организации. А если принимающей стороной является частный предприниматель или обычный гражданин (гражданка), – то он (она) вместо печати указывает свои паспортные данные (данные документа, удостоверяющего личность).

Если работник командирован в несколько мест в одном населенном пункте (например, в несколько организаций), то и здесь, к сожалению, действует общее правило: в каждом месте должны сделать отметку о прибытии и убытии. Иначе не подтвердить, что побывал(а) везде.

ВНИМАНИЕ: С 25 июля 2014 г. согласно части второй статьи 93 ТК в тех случаях, когда иное не установлено законами и Президентом, нанимателю предоставлена свобода выбора использования или не использования командировочных удостоверений. Видимо, в целях экономии вздорожавшей бумаги. В связи с чем исключается часть первая статьи 94, согласно которой «срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания». Правда, в пункте 2 статьи 37 Закона Республики Беларусь «О государственной службе в Республике Беларусь»17выдача командировочных удостоверений госслужащим при внутриреспубликанских командировках по-прежнему обязательна.

Заполненное командировочное удостоверение, в конечном счете, прилагается к авансовому отчету.

4.9. Журналы и книги учета командированных

Действующая форма «Журнала учета работников, выбывающих в командировки» утверждена Постановлением Минфина от 12 апреля 2000 г. № 3518в следующем виде:

 

                                  ЖУРНАЛ

           учета работников, выбывающих в служебные командировки

       из _________________________________________________________

                        (наименование организации)

 

 

 

 

 №

п/п

 

    Фамилия,   

собственное имя,

 отчество (если

таковое имеется)

командированного

   работника   

 

 

Зани-

маемая

долж-

ность

    Приказ   

(распоряжение)

      о      

командировании

   Фамилия,   

   инициалы,  

   должность  

  работника,  

 подписавшего 

командировочное

 удостоверение

 

      Дата     

  Расписка  

 командиро- 

   ванного  

 работника в

  получении 

 командиро- 

   вочного  

удостоверения

 

 дата 

 

номер

факти-

ческого

выбытия

факти- 

ческого

прибытия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вышеприведенный образец утвержден для внутренних командировок, но его повсеместно используют и для заграничных вояжей. Что, безусловно, оправдано. Вот только с последним столбиком (графой для расписки о получении командировочного удостоверения) случается неувязочка там, где загран-командированным такое удостоверение не выдается. Поэтому предлагают расписываться о получении командировочного задания, инструкций, документов, аванса или чего-то еще получаемого при отправлении в командировку.

Следует напомнить, что для таких журналов установлен трехлетний срок хранения.

Кроме того:

- во многих организациях отдельно ведется «Журнал регистрации командировочных удостоверений». Ведение которого, как правило, осуществляется параллельно с Журналом учета командированных. Никаких общеобязательных форм для этого журнала госорганы не утверждали;

- в военных комендатурах гарнизона (военных комиссариатах) ведется специальная «Книга учета военнослужащих, находящихся в командировке и в отпуске»19следующего вида:

 

                                     КНИГА

            учета военнослужащих, находящихся в командировке и в отпуске

 

п/п

Воин-

ское

зва-

ние 

Фамилия,

имя,   

отчество

Условное

наимено-

вание  

воин-  

ской   

части  

Цель

при-

бытия

в   

гар-

низон

Номер и 

дата ко-

мандиро-

вочного 

удостове-

рения или

отпускно-

го билета

Адрес  

места  

житель-

ства в 

отпуске

(коман-

дировке)

Когда

должен

убыть

в свою

воин-

скую 

часть

Отметка

о      

причине

задержки

и на   

какой  

срок   

Отметка

о сня-

тии с 

учета 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"____" ___________________

   (число, месяц, год)

 

4.10. Табель использования рабочего времени

Согласно статье 133 ТК «наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах». Формы документов такого учета и порядок их заполнения каждый наниматель должен утверждать самостоятельно.

Период командировки хоть и должен согласно ТК учитываться отдельно, а все-таки попадает в единую «Табель учета использования рабочего времени» наряду с обычными буднями, да еще и по графику постоянного места работы, несмотря на то, что командированный трудится по графику места командирования. Так уж у нас сложилось. И называется это «легальной правовой фикцией», а не «преступной фальсификацией документов»!

И только для подведомственных ему водителей Минтранс предусмотрел учет рабочего времени по факту, если в месте командировки график работ (сменности), отличается от установленного на постоянной работе.20

Обычно при утверждении формы «Табеля использования рабочего времени» и Правил его ведения (заполнения), начальники-наниматели устанавливают помимо прочего следующие условные обозначения:

- большую литеру «К» для заполнения «клеточек» с днями командировки, в том числе выходных и праздников (при этом количество отработанных часов указывать не полагается);

- большую литеру «Б» для заполнения «клеточек» с днями нетрудоспособности по болезни, исключаемых из периода командирования согласно законодательству.

В статотчетности рабочие часы, проведенные в командировке, превращаются в часы, отработанные по месту занятости.21

4.11. Путевой лист

Если работник командируется на транспорте нанимателя - на соответствующий автомобиль выписывается путевой лист установленного образца согласно Постановлению Минтранс от 29 марта 2012 г. № 25.

И если обычно путевые листы выдаются на одни сутки, то при командировках (кроме однодневных) сроки продлеваются до 7 суток и более. Причем недостающие листы может выдавать даже принимающая сторона. А если командирована целая группа водителей, то ее руководитель получает все путевые листы, и потом уже ежедневно выдает их своим подчиненным и сам отчитывается за выданное.22

4.12. Отчет о командировке

По завершении командировки, как и любого задания, положено отчитаться. Причем не только устно, но и письменно путем предоставления двух отчетов:

1) отчета о командировке (об итогах служебной командировки, об исполнении служебного задания, технический отчет);

2) авансового отчета.

В данном пункте остановимся на первом из них.

Хотя письменные отчет об исполнении служебного задания общеобязателен только при заграничных командировках, многие наниматели (особенно госорганизации) унифицировали процедуру и требуют письменно отчитаться после всякой командировки. Причем после внутриреспубликанской срок для отчетов, как правило, короче, чем при зарубежной.

Письменный отчет по зарубежной командировке обязателен всегда. Причем он должен составляться по утвержденной нанимателем форме и подаваться в установленном нанимателем порядке. Срок для такого отчета – 10 дней после прибытия. Одновременно с ним в соответствующее подразделение нанимателя сдаются выданные перед командировкой служебные и дипломатические паспорта.

Всякий отчет должен составляться и подписываться лично командированным. Иначе отчет не действителен!

Важнейший элемент отчета, выпячиваемый во всех нормативных актах и юридических комментариях – это эффективность командировки. Отчеты не признаются таковыми, если в них не рассказано, чего конкретно добился командированный, и какую именно пользу это принесло командировавшей его организации (частнику). В целом же отчеты должны с максимальной полнотой (но без лишнего словоблудия) освещать:

- ход исполнения задания;

- состоявшиеся встречи и переговоры;

- достигнутые договоренности и намеченные перспективы;

- трудности, ошибки и неудачи, а также принятые меры по исправлению-устранению недостатков (при полном или частичном невыполнении задания обязательно указываются причины этого);

- иную значимую информацию;

- выводы и предложения.

К отчету полагается прилагать все имеющие значение документы, особенно подтверждающие исполнение служебного задания.

Ничто не мешает нанимателю требовать не только окончательных, но и промежуточных отчетов командированного, особенно при длительных командировках (чтобы оказывать влияние и даже прерывать недостаточно результативные поездки). Но мы бы советовали не злоупотреблять столь пристальным нанимательским контролем.

Однако нас одергивает Правительство. В утвержденной им Госпрограмме,23подчеркивается особая важность регулярных отчетов о ходе командировки при международных перевозках пассажиров и грузов.

Для государственных делегаций и организаций Форма отчета прибывшего из служебной командировки за границу утверждена МИДом.24Думаем, этот шаблон нашел применение повсюду. Предлагаем его и Вам:

 

                                                           Гриф утверждения

 

                                   ОТЧЕТ

              прибывшего из служебной командировки за границу

 

__________________________________________________________________________,

(должность, место работы, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое

                      имеется) (в родительном падеже)

командированного по решению _______________________________________________

                                 (указать должность, фамилию, инициалы

___________________________________________________________________________

             должностного лица, вид решения, его дату и номер)

с согласия ________________________________________________________________

            (указать должность, фамилию, инициалы должностного лица, дату,

                              номер  согласования)

в _________________________________________________________________________

                 (указать наименование государства, города)

с __________ по _________ на ____ дня/дней за счет средств ________________

                                                             (указать

                                                             источник

                                                           финансирования)

в целях/для ______________________________________________________________,

                        (указать цель из задания на командировку)

о результатах и эффективности командировки

 

1. Результаты служебной командировки за границу (прямой эффект):

1.1. проведенные (проработанные, рассмотренные) в ходе командировки мероприятия (задачи, вопросы), указанные в задании на служебную командировку за границу в разделе II "План командировки", а также мероприятия, осуществленные дополнительно;

1.2. результаты проведенных мероприятий, указанных в задании на служебную командировку за границу в разделе II "План командировки" и осуществленных дополнительно: результаты выполнения конкретных задач и рассмотренных вопросов; результаты проведения переговоров, встреч и достижение договоренностей по их итогам; результаты изучения проблемных или интересующих белорусскую сторону вопросов и обеспечение решения проблемных вопросов; другие результаты;

1.3. ход переговоров и встреч, достигнутые договоренности по их итогам, учет позиции белорусской стороны в ходе международных переговоров, подписание документов (договоров, соглашений, контрактов и других);

1.4. проблемные вопросы, требующие проработки;

1.5. информация о невыполнении отдельных пунктов разделе II "План командировки" задания на служебную командировку за границу с указанием причин.

2. Информация политического, экономического и иного характера, связанная с целями и задачами командировки.

3. Эффективность служебной командировки за границу (последующий и конечный эффекты):

3.1. эффективность командировки, выраженная в общих показателях и в экономических показателях (последующий эффект и срок его достижения);

3.2. эффективность командировки, выраженная в общих показателях и в экономических показателях (конечный эффект и срок его достижения).

4. Выводы и предложения по результатам командировки в целях достижения последующего и конечного эффектов командировки (предлагаемые или уже принятые решения, конкретные предложения по их реализации, в том числе по реализации достигнутых договоренностей, определение возможных исполнителей).

5. Выводы:

о степени эффективности командировки с предложением о признании (непризнании) командировки эффективной;

об обоснованности и рациональности расходования денежных средств на командировку с указанием суммы затраченных на командировку денежных средств.(1)

 

Приложение: на ____ л. в 1 экз. (2)

 

____________________________    _______________   _________________________

(должность лица, прибывшего        (подпись)         (инициалы, фамилия)

      из командировки)

___________________

       (дата)

 

Визы:

руководителя структурного подразделения, в котором работает работник

заместителя руководителя  государственного  органа  (организации) (в случае

командировки   заместителя   руководителя  государственного   органа    или

организации  - виза  руководителя, если он не  является лицом, утверждающим

отчет прибывшего из служебной командировки за границу)

 

     --------------------------------

     (1) Авансовый отчет об израсходованных денежных средствах на служебную командировку за границу представляется в установленном порядке.

     (2) К отчету прибывшего из служебной командировки за границу работника прилагается   задание  на  служебную  командировку  за  границу  для  этого работника  либо  делегации  (группы), в составе которой данный работник был командирован, и расчет денежных средств на данную командировку.

     К  отчету в случае необходимости приобщаются документы, подтверждающие результаты   и  эффективность  служебной  командировки  за  границу  (копии подписанных документов, справочные материалы, другое).

 

Приказом Минпрома от 22 мая 2007 г. № 354 утверждена собственная – более простая и абсолютно универсальная (пригодная для любых командировок) форма отчета для работников министерства и подведомственных организаций:25

 

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          __________________________

                                           (должность, инициалы

                                              и фамилия лица,

                                          утвердившего командировку)

                                          "__" ___________ 20__ г.

 

                                ОТЧЕТ

     о командировке _________________________________________

                    (должность, фамилия и инициалы работника)

            в _________________________________________

                (место командировки: город, страна)

              ________________________________________

                   (срок проведения командировки)

 

     1.  Мероприятие  (визит, переговоры, рабочая встреча, выставка, заседание межправительственной комиссии, симпозиум, семинар и т.п.), краткая информация об организаторах, других участниках мероприятия.

     2.   Основание   для   участия   в   мероприятии   (приглашение организаторов,     план     работы     международной    организации, соответствующее решение руководства организации).

     3.  Степень  выполнения задач по командировке (в соответствии с заданием: что выполнено, что и по каким причинам решить не удалось).

     4. Подробная информация о мероприятии.

     5.  Подписанные  (одобренные,  согласованные  и т.д.) документы (при   необходимости   копии  документов  прилагаются),  достигнутые договоренности.

     6. Другие результаты, достигнутые в ходе командировки.

     7.  Выводы  (с  указанием  экономической  эффективности, других данных, подтверждающих эффективность командировки).

     8.   Предложения   (конкретные   рекомендации   по   реализации обсуждавшихся проблем и достигнутых договоренностей).

     9. Приложения к отчету: копии подписанных документов;

                             другое.

_______________                         ____________________________

  (должность)                           (подпись, инициалы, фамилия)

 

4.13. Авансовый отчет

Дабы не допустить нецелевого использования и, тем более, незаконного присвоения средств, выделяемых командированному, он обязан отчитываться не только о выполнении задания, но и об использованных для этого денежных средствах. Такой отчет обычно называют авансовым, ибо большая часть подотчетных денег выдается в виде аванса перед командировкой. Кроме того, используются такие названия как «отчет об израсходованных суммах», «отчет за полученные средства» и т.п.

Все процедуры составления, представления, принятия и проверки авансовых отчетов довольно подробно регламентируются нормативно-правовыми актами, в том числе:

- Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Нацбанка от 29 марта 2011 г. № 107;26

- Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Нацбанка от 29 марта 2013 г. № 185.

В авансовых отчетах должны указываться все подлежащие возмещению расходы. Отчет составляется, подписывается и представляется в бухгалтерскую службу нанимателя работником лично. При этом допускается направление авансовых отчетов по почте заказным письмом.27Сроки их представления таковы (без учета дня прибытия):

- 3 дня при использовании в ходе командировки только наличных денег, если бухгалтерия в том же населенном пункте, что и работа;

- 5 дней при использовании только наличных денег, если не совпадают место работы командированного и место нахождения бухгалтерии;

- 15 дней при использовании в ходе командировки безналичных расчетов (полностью или частично).

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение со всеми полагающимися отметками и «подлинные оплаченные» документы, подтверждающие фактические расходы, а по требованию нанимателя еще и отчет о проделанной работе.

«Форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании», утверждена Постановлением Минфина от 29 марта 2012 г. № 18. Правда, она обязательна только при командировании государственных, правительственных и парламентских делегаций, работников госорганов и иных госорганизаций, военнослужащих, служащих МВД, МЧС и органов финрасследований КГК. Однако же все наниматели могут подражать нижеследующему образцу:

 

                                   ОТЧЕТ

  о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах,

            а также рациональном и обоснованном их расходовании

                         за ______________ год(а)

                                (период)

      ______________________________________________________________

      (наименование органа (организации), представляющего(ей) отчет)

 

Периодичность представления: квартал, год.

Срок представления: до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

 

 

№ п\п

 

Фамилия, инициалы, должность

 

Государство командирования

 

Период командирования

 

Основание для выезда

Фактические расходы по командировке

 

Источник финансирования

 

Информация о рациональном и обоснованном расходовании денежных средств ***

Всего* в белорусских рублях (тыс. руб.)

в том числе

из них**

 

В белорусских рублях

В иностранной валюте

суточные

Расходы по найму жилого помещения

Стоимость проезда

Иные расходы

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого по всем командировкам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель органа (организации) _________________ _______________________

                                        (подпись)     (инициалы, фамилия)

Начальник структурного подразделения,

ответственного за ведение бухгалтерского

учета и отчетности (главный бухгалтер) ____________ _______________________

                                        (подпись)     (инициалы, фамилия)

__ _____________ 20__ г.

_______________________

  (исполнитель, тел.)

 

___________________________________________________________________________

* Пересчет  иностранной  валюты в белорусские рубли производится по официальному   курсу   Национального  банка  Республики  Беларусь  на  дату составления авансового отчета.

** Отражаются в денежных единицах, в которых произведено возмещение данных  расходов:  в  белорусских  рублях  и  (или)  иностранной  валюте  с указанием  расчета  суммы  суточных и расходов по найму жилого помещения, а также  вида  транспорта  (авиа, железнодорожный или автомобильный) и тарифа проезда ("купе" или "СВ", "эконом-класс" или "бизнес-класс").

*** Представляется   исходя   из  следующих  факторов:  соблюдения установленной продолжительности срока служебной командировки; использования наиболее экономичного варианта проезда до места командирования и обратно по установленным  законодательством тарифам; найма жилого помещения в пределах установленной   законодательством   нормы;  возмещения  расходов  с  учетом информации  о  степени  участия  в  финансировании расходов по командировке принимающей стороны (оплата проезда, гостиницы, питания и др.).

 

Особый коллективный авансовый отчет установлен для подведомственных организаций Министерством архитектуры и строительства.28С его помощью руководителям бригад следует отчитываться о расходах рабочих стройорганизации при внутриреспубликанских командировках. Причем расчет составляется отдельно по каждому объекту.

Воспроизведем для Вас эту специфическую «Форму С-10».

 

                                                                

 

______________________________

  (наименование организации)

                                  Авансовый отчет в сумме _________________

 

                                  УТВЕРЖДАЮ

Пункт командирования __________   ___________ _________ ___________________

                                  (должность) (подпись) (инициалы, фамилия)

 

Объект ________________________   "___" _____________ 20__ г.

 

                   КОЛЛЕКТИВНЫЙ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N _____

                       за ________________ 20___ г.

 

 

 

 N

п/п

 

 

Фамилия,

  имя, 

отчество

 

 

Табельный

  номер 

 

Суточные, руб.

  Оплата за 

 проживание,

    руб.    

Стоимость

проезда,

  руб.  

Хозяйственные

расходы, руб.

 

 

  Итого к  

утверждению,

    руб.   

 

 

 

Подпись

 

дни

 

норма

 

сумма

 

дни

сумма

 без

 НДС

 

НДС

сумма

 без

 НДС

 

НДС

 сумма 

без НДС

 

НДС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСЕГО  

 

 X

  X 

 

 X

 

 

 

 

 

 

 

   X  

 

В дебет

счетов 

 

 X

  X 

 

 X

 

 

 

 

 

 

     X     

   X  

 

Дата составления "__" __________ 20__ г.

 

Приложение: _________________ документов.

 

Отчет составил ______________   _______________   _________________________

                 (должность)       (подпись)         (инициалы, фамилия)

Отчет проверил ______________   _______________   _________________________

                 (должность)       (подпись)         (инициалы, фамилия)

 

Примечание: в графу «Хозяйственные расходы» вносят расходы на хознужды, произведенные в силу производственной необходимости.

4.14. «Господа-оформители»

Чтобы справиться с вышеописанным делопроизводством каждый начальник-наниматель нуждается в помощниках, специализирующихся на организации командировок и оформлении необходимых документов. Более того, нормативно-правовые акты напрямую предписывают назначить ответственных, как за все командировочные процедуры в целом, так и за некоторые из них в отдельности.

За разные функции согласно законодательству отвечают разные должностные лица. Согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих29оформление командировочных документов является одной из должностных обязанностей заведующего канцелярией. Но там, где соответствующей должности нет, – эти обязанности приходится поручать кому-то другому (обычно тому, кто работает секретарем) или распределять между несколькими работниками.

Из того же Справочника мы узнаем, что прием, регистрация и обслуживание лиц, прибывающих в командировку, возложены на начальника хозотдела (а следовательно, и на тех, кто его обязанности выполняет при отсутствии данной должности). У военных это «начальник административно-хозяйственного отдела (отделения)».30

Естественно, вся финансовая сторона дела исполняется бухгалтерией.

Кроме того, на практике наблюдается активное задействование в командировочном делопроизводстве кадровой службы (отдела кадров).

А вот на телевидении и радио директор съемочной группы обеспечивает весь процесс командирования.31

Но бывает и так, что все перечисленные службы пытаются переложить непростую ношу друг на друга или распределить ее между собой с удобствами для себя. И тогда нанимателю приходится несладко. Ведь назначить ответственного все равно нужно – законодательство обязывает, а кого именно приходится определяться самостоятельно.

4.15. Основные особенности бухгалтерского учета

Деньги любят счет, обязывают к целевому использованию и вынуждают к предварительному планированию затрат. А предназначенные для возмещения командировочных расходов средства (особенно валютные) еще и в разряд нормируемых угодили.

Поэтому каждый бухгалтер должен знать правовые рамки финансирования командировок. Иначе расходы вырвутся за пределы сметы (бюджета), и виновный будет отвечать за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов, нецелевое использование средств, причинение имущественного ущерба и тому подобные проступки, чреватые материальной, дисциплинарной, административной и, в самых крайних случаях, уголовной ответственностью.

ПРИМЕЧАНИЕ: отдавая должное МВД, признаем, что в его нормативных актах финансовому планированию командировок в свое время уделялось особо пристальное внимание. И этот опыт достоин повсеместного распространения.

Суммы командировочных расходов в пределах установленных  нормативов (в том числе повышенных), относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг), а сверхнормативные возмещения осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении налогоплательщика (собственных средств организации).32На этом основании командирующая организация (предприниматель) исключают нормативные расходы по командировкам из налогооблагаемой базы, а также из состава фонда заработной платы при исчислении страховых взносов в Фонд социальной защиты населения.

Индивидуальным предпринимателям (нотариусам, адвокатам) предусмотрен «профессиональный налоговый вычет» в размере командировочных расходов.33

Да и сам командированный никаких налогов по суммам возмещений в пределах законодательных норм не платит – облагается лишь надбавка, установленная нанимателем.34Зато и в расчет среднего заработка эти возмещения не включаются, то есть других выплат и компенсаций (в том числе пенсий) не увеличивают. Впрочем, из них и никакие удержания (начеты) не изымаются. И даже судебные взыскания не могут быть обращены на «компенсационные выплаты в связи со служебной командировкой».35

Правда, при исчислении доходов, дающих право на получение различных форм адресной социальной помощи, командировочные компенсации все-таки учитываются.36

Согласно Типовому плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции о порядке его применения, учрежденной Постановлением Минфина от 29 июня 2011 г. № 50:37

- счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы (а значит, и по командировочным выплатам тоже);

- отдельный субсчет в счете 50 «Касса» должен предназначаться для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

План счетов бухгалтерского учета в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях предусматривает:38

- счет 9306 для расходов на командировки;

- счет 6520 для учета сумм, выданных работникам под отчет на командировочные расходы (в том числе с использованием банковской платежной карточки). Тут по дебету отражаются выдачи, а по кредиту использованные, неиспользованные и возвращенные средства;

- счет 6620 для учета расчетов с работниками банка по израсходованным личным денежным средствам во время командировки. Тут по кредиту отражаются израсходованные суммы, а по дебету их возмещения и возвращения ранее выданных авансов.

Кроме того, Нацбанк почему-то счел необходимым объяснить в письме от 26 августа 2011 г. № 28-20/157, что для возмещения командировочных расходов, произведенных из личных средств работника, не требуется заключения какого-то специального договора.

Согласно Методике расчета ВВП, утвержденной Постановлением Белстата от 13 декабря 2010 № 26139командировочные расходы на проезд и наем жилья включаются в промежуточное потребление.

Ну, и всегда нужно помнить, что едва ли не каждая проверка или ревизия уделяет (и даже, как правило, обязана уделять) внимание командировочным расходам.

4.16. План командировок

При хорошо организованной работе командировки планируются, особенно зарубежные. Поэтому мы бы рекомендовали каждому нанимателю составлять и утверждать «План командировок», предусматривающий все основные условия каждой командировки за год или иной период. Это облегчит работу!

4.17. Одним Положением

Опытные бюрократы (а среди них и юристы) рекомендуют нанимателям издать локальный нормативный акт под названием «Положение о служебных командировках» (возможны альтернативные заголовки). Чтобы, как говорится, «одним чохом» установить все правила и нормативы командирования, отнесенные законодательством к компетенции нанимателя, а заодно распределить все обязанности по обеспечению командировочного процесса между структурными подразделениями и должностными лицами.

В таком Положении следует, как минимум, отразить:

- порядок командирования (здесь неизбежно дублирование соответствующих норм права);

ВНИМАНИЕ: после 25 июля 2014 г. необходимо прописывать используется или нет командировочное удостоверение.

- обязательные и дополнительные (введенные самим нанимателем) гарантии и компенсации командированным;

- процедуры согласования (разрешения, уведомления, согласия);

- порядок представления, изучения, утверждения и обобщения отчетов по командировкам;

- кто и как планирует и организует командировки, осуществляет их правовое, информационное и материально-техническое обеспечение;

- кто и какие документы оформляет;

- кто осуществляет контроль над процессом командирования.

В качестве приложений к такому Положению целесообразно присовокупить все стандартные формы и образцы документов, как утвержденные нормотворческими госорганами, так и введенные самим нанимателем.

ПОСЛЕСЛОВИЕ

Вышеизложенное убеждает: командировки – дорогостоящие и довольно обременительные мероприятия. Поэтому по мере развития более экономных и эффективных форм социального взаимодействия (прежде всего современных средств связи и Интернета) – будет все меньше поездок в другую местность для выполнения служебного задания. А желающим увидеть «в натуре» дальние города и страны – придется путешествовать за собственный счет.

И вот уже повсеместно в самом разгаре борьба за экономию командировочных расходов.

Разумно предположить, что для нынешних детишек командировка сделается такой же экзотикой, как бумажное письмо в конверте. Но стоит ли заранее скорбеть об утрате столь романтичной части современного бытия, каждый решает сам. Мы же прогресс приветствуем и мечтаем о тех временах, когда законодательство начнет упрощаться, а не загромождаться как теперь…